HƯỚNG DẪN GIA HẠN VISA CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

HƯỚNG DẪN GIA HẠN VISA CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

Sau khi đi làm một vài năm, visa lao động xin lần đầu  đến hạn cũng là lúc chúng ta phải chuẩn bị hồ để xin gia hạn visa mới. Với các bạn đã tự xin visa lao động ngay từ khi mới đi làm, thì chắc thủ tục này không có gì quá khó khan, phức tạp. Tuy nhiên, có không ít bạn được công ty hỗ trợ làm cho từ A-Z trong lần xin visa đầu, nên đến khi phải tự mình gia hạn thì khá bối rối. Trong bài này,VJConnects sẽ hướng dẫn các bạn các thủ tục giấy tờ cần thiết để xin gia hạn nhé.

1.    Trường hợp 1: Xin gia hạn visa khi không chuyển việc trước đó

Đây là trường hợp bạn vẫn làm cùng một công ty, cùng một nội dung công việc so với lần xin/ gia hạn visa lao động trước đó. Vì các giấy tờ liên quan đến công ty và công việc hiện tại đã được Cục xuất nhập cảnh kiểm tra và duyệt một lần, nên khi gia hạn bạn không phải nộp nhiều giấy tờ như lúc xin visa, trung bình tốn từ 1 đến 2 tuần để hoàn thành thủ tục.

Các giấy tờ cần thiết:

Do bản thân mình tự chuẩn bị:

•        Đơn đăng ký (在留期間更新許可申請書） (Click vào để tải -mẫu số 8)

Link tải: http://www.moj.go.jp/content/001290202.pdf

•        Hình thẻ size 3×4 cm
•        Hộ chiếu （パスポート）
•        Thẻ ngoại kiều (在留カード)
•        Giấy chứng nhận làm việc tại công ty (在職証明書)   (Xin tại phòng hành chính của công ty)
•        Giấy chứng nhận số tiền thuế phải đóng (住民税の課税証明書) hoặc Giấy chứng nhận số tiền thuế đã đóng (住民税・所得税の納税証明書) của năm gần   nhất. (Xin tại 区役所)
•        Bản sao hợp đồng lao động mới nhất　(雇用契約書、労働契約書)
•        Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước (直前年の源泉徴収票)　(Thường công ty sẽ phát vào tháng 12 hàng năm)
•        Tùy từng công việc, có thể sẽ phải xuất trình thêm các giấy tờ khác

Nhờ công ty chuẩn bị giúp:

•        Bản sao của bản quyết toán năm gần nhất (決算書) Giấy này các bạn có thể nhờ bên 経理 của công ty.

Chú ý :Công ty đã lên sàn chứng khoán (上場企業) thì không cần nộp.

•        Tùy từng quy mô và công việc của công ty, có thể sẽ được yêu cầu phải xuất trình  thêm giấy tờ khác

1.    Trường hợp 2: Xin gia hạn visa khi đã chuyển việc trước đó

Đây là trường hợp bạn đã chuyển sang một công ty khác trước khi visa cũ hết hạn. Do Cục xuất nhập cảnh chưa từng xét duyệt xem công ty/ công việc mới có phù hợp với bạn không trước đó, nên khi gia hạn visa thủ tục sẽ phức tạp hơn do họ phải kiểm tra lại từ đầu tất cả mọi thứ. Tóm lại là không khác gì khi bạn mới xin visa lao động lần đầu, trung bình sẽ tốn từ 2 tuần đến 1 tháng, có trường hợp tốn đến 2 tháng.

Các giấy tờ cần thiết:

Do bản thân tự chuẩn bị:

•        Đơn đăng ký (在留期間更新許可申請書） (Click vào đây để tải -mẫu số 8)

Link tải: http://www.moj.go.jp/content/001290202.pdf

•        Hình 3×4 cm (Click để xem ảnh ví dụ)
•        Hộ chiếu (パスポート）
•        Thẻ ngoại kiều （在留カード）
•        Sơ yếu lý lịch 履歴書
•        Bản sao bằng tốt nghiệp Đại học, hoặc các bằng cấp khác tại Nhật
•        Giấy chứng nhận đang làm việc tại công ty (在職証明書) (Xin tại phòng hành chính của công ty)
•        Giấy chứng nhận số tiền thuế phải đóng (住民税の課税証明書) hoặc Giấy chứng nhận số tiền thuế đã đóng (住民税・所得税の納税証明書) của năm gần    nhất.(Xin tại 区役所)
•        Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước (直前年の源泉徴収票)    (Thường công ty sẽ phát vào tháng 12 hàng năm)
•        Giấy 退職証明書 do công ty cũ cấp
•        Bản sao hợp đồng lao động với công ty mới （雇用契約書、労働契約書）
•        Tường trình chi tiết lý do xin visa (申請理由書) (Tự viết, ko có mẫu cụ thể）

Nhờ công ty chuẩn bị giúp:

•        Pamphlet giới thiệu về công ty (trong trường hợp không có thì in tất cả các trang từ trang chủ của công ty ra.)
•        Bản gốc của 履歴事項全部証明書 (là một loại giấy tờ ghi rõ các thông tin đăng ký của công ty) –> tờ này các bạn có thể nhờ người của công ty lên 法務局 để xin.
•        Bản sao của 決算書 (Quyết toán) năm gần nhất (Giấy này các bạn có thể nhờ bên 経理 của công ty).

Chú ý  : Công ty đã lên sàn chứng khoán (上場企業) thì không cần nộp.

•        Bản sao của 前年分の給与所得の源泉徴収票 có dấu thụ lý của cục thuế (Công ty đã lên sàn thì không cần nộp) → phần này các bạn có thể nhờ bên 経理 của công ty.
•        Danh sách các nhân viên người nước ngoài trong công ty mới (nếu có)
•        Lý do tuyển dụng (採用経緯説明書)   –> phần này có thể nhờ bên nhân sự của công ty viết giúp.

Đối với các công ty chưa từng tuyển người nước ngoài trước đó, thì nhân viên phụ trách tuyển dụng có thể không nắm rõ được quy trình này. Vì vậy, các bạn nên chủ động gửi cho công ty list các giấy tờ họ cần chuẩn bị giúp để hai bên có thể phối hợp nhịp nhàng nhất.

   Tuy nhiên, khi chuyển việc, nếu bạn đã xin 就労資格証明書 (Giấy chứng nhận tư cách lao động) và đã được cấp cho, thì khi gia hạn visa bạn chỉ phải nộp giấy này và các hồ sơ đơn giản như trường hợp chưa chuyển việc bao giờ.

1.    Các điểm cần lưu ý:

・Cho phép làm thủ tục xin gia hạn visa từ 3 tháng trước khi hết hạn nên các bạn hay tranh thủ chuẩn bị giấy tờ từ sớm.

・Phí gia hạn visa là 4,000 yên (chỉ phải nộp nếu được gia hạn)

・Đến cục XNC gần khu vực mình ở nhất để làm thủ tục

・Những giấy tờ quan trọng nhất là về tiền thuế, đóng thuế, nên các bạn hãy chuẩn bị kĩ các   giấy tờ này và lưu ý thanh toán hết phần tiền thuế còn nợ (đặc biệt là 住民税) trước khi xin gia hạn visa.

・Tùy từng nơi mà có thể họ sẽ có yêu cầu khác nhau nên hay hãy xác nhận với họ trước những giấy tờ cần chuẩn bị, để thủ tục được làm nhanh chóng hơn.

Nếu không hiểu rõ về các giấy tờ được yêu cầu nộp bổ sung thì hãy chủ động gọi điện hoặc lên trực tiếp Cục Xuất nhập cảnh để hỏi kỹ và chuẩn bị chính xác các giấy tờ cần thiết nhé.